Teisės aktų naujienosSpausdintiAtgal

  • Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės išdėstytos nauja redakcija

Archyvų departamento generalinio direktoriaus įsakymas
Dėl Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymo Nr. 19 „Dėl Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo
(2006 05 25 Nr. V-58, Žin., 2006 05 27, Nr. 60-2169)

Lietuvos archyvų departamento 2001 03 30 įsakymas Nr. 19 išdėstytas nauja redakcija ir pavadintas "Dėl dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo".

Dokumentų rengimo taisyklės (toliau vadinama – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau vadinama – įstaigos) oficialių dokumentų (toliau vadinama – dokumentai) įforminimo ir rengimo bendruosius reikalavimus. 

Èia naudojamas sąvokas apibrėžia Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos, įmonės – valstybės ir savivaldybių institucijos ir įstaigos, finansuojamos iš valstybės ar savivaldybių biudžetų, valstybės pinigų fondų, valstybės ir savivaldybių įmonės. Valstybės įgalioti asmenys – asmenys, atliekantys valstybės suteiktas įstatymų nustatytas funkcijas (antstoliai, notarai). Oficialus dokumentas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į apskaitą.

Kaip ir anksčiau, šiose Taisyklėse nustatyti dokumentų įforminimo ir rengimo reikalavimai nevalstybinėms organizacijoms, privatiems juridiniams asmenims yra rekomendaciniai, išskyrus tuos dokumentus, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai.

Atkreipsime dėmesį į svarbiausius Taisyklių pakeitimus.

Dokumentų klasifikavimas
Dokumentai nebeskirstomi į tvarkomuosius, organizacinius ir informacinius.
Buvę tvarkomieji dokumentai dabar vadinami teisės aktais (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.).
Buvę organizaciniai dokumentai dabar vadinami teisės aktais tvirtinamais dokumentais (nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai ir kt.).
Buvę informaciniai dokumentai dabar vadinami įstaigos rengiamais dokumentais (raštai, pažymos, aktai, protokolai ir kt.).

Papildytas įstaigos duomenų rekvizitas
Įstaigos duomenyse, kartu su anksčiau nustatytais duomenimis, turi būti nurodyta (Taisyklių 15 p.):
- registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie įstaigą, pavadinimas,
- PVM mokėtojo kodas, jeigu įstaiga yra pridėtinės vertės mokesčio mokėtoja.

Paraštės
Viršutinė paraštė - ne mažesnė kaip 20 mm (Taisyklių 93.1 p.). Anksčiau buvo lygiai 20 mm.
Jei dokumentui spausdinti naudojamas A4 L (297 x 210 mm) formato popieriaus lapas (gulsčias A4), tuomet kairioji – ne mažesnė kaip 20 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne mažesnė kaip 30 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm (Taisyklių 93.2 p.).

Rekvizitų atskyrimas nuo aukščiau esančių rekvizitų
Rekvizitų atskyrimui nuo aukščiau esančių rekvizitų numatyta bendra taisyklė (7 p.): kiekvienas rekvizitas atskiriamas nuo aukščiau esančių rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu (išskyrus dokumento sudarymo vietą ir gauto dokumento nuorodą, prieš kuriuos tuščia eilutė nepaliekama).

Rašto rekvizitų pakeitimai
Raštuose antraštė (dokumento pavadinimas) pradedama žodžiu „dėl“, rašoma nuo dokumento kairiosios paraštės ir nuo aukščiau esančio adresato rekvizito atskiriama didesniu nei vienos eilutės intervalu (anksčiau reikėjo atskirti ne mažesniu kaip 3 eilučių intervalu). Nuo šiol rašto antraštė, kaip ir kitų dokumentų antraštės, turi būti rašoma PARYŠKINTOMIS RAIDĖMIS (Taisyklių 18, 20 punktai).

Protokolas, aktas, perdavimo ir priėmimo aktas, raštas
Nebeliko specialių reikalavimų šių dokumentų tekstui. Pavyzdžiui, anksčiau buvo nurodyta, jog akto tekstą sudaro įvadinė, dėstomoji dalys ir išvados. Rašto tekstas turėjo būti rašomas dokumento sudarytojo (įstaigos, jos struktūrinio padalinio) vardu daugiskaitos pirmojo asmens forma (pvz.: Siunčiame, Prašome) arba trečiojo asmens forma (pvz.: Mokykla neprieštarauja) ir t.t.

Naujose taisyklėse šių reikalavimų nebeliko.
Įstaigos rengiamų dokumentų tekstas gali būti laisvos formos, jei kiti teisės aktai nenustato konkrečių dokumento teksto dėstymo reikalavimų (Taisyklių 62 p.).

Dokumento tekstas
Tekstas gali būti skirstomas skyriais, skirsniais, poskyriais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais. Naujas skirstymo būdas yra poskyriais. Poskyriai nenumeruojami, poskyrių pavadinimai rašomi paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu (Taisyklių 29.4 p.).

Keičiamas ar papildomas teisės aktas
Kai keičiamas ar papildomas teisės aktas, kuris nėra oficialiai skelbtas, teisės akto tekste nurodomi ir buvę jo pakeitimai, pvz.:
P a k e i č i u Higienos instituto direktoriaus 2003 m. kovo 31 d. įsakymą Nr. V-20 „Dėl epidemiologinių tyrimų vykdymo" (kartu su 2004 m. gegužės 7 d. įsakymu Nr. V-30) ir išdėstau jį nauja redakcija (Taisyklių 74 p.).

Tikrumo žyma
Anksčiau tikrumo žyma prasidėdavo žodžiu "Tikra".
Dabar tikrumo žyma turi prasidėti žodžiais "Kopija tikra", arba "Nuorašas (išrašas) tikras" (Taisyklių 54 p.).

Dokumento sudarymo vieta
Dokumento sudarymo vieta nurodoma dokumentuose, kuriuose nėra įstaigos duomenų rekvizito (Taisyklių 28 p.).

Rezoliucija, viza ir supažindinimo žyma
Nebeliko nurodymo, jog rezoliucijos ir vizos rekvizitai gali būti rašomi ranka.

Rezoliucijos, vizos ir supažindinimo žymos rekvizitai dokumente gali būti nedėstomi, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Tokiu atveju įstaigoje turi būti nustatytos tokios organizacinės ir techninės priemonės, kurios leistų identifikuoti pavedimą davusį, dokumentą vizavusį ar su dokumentu susipažinusį asmenį ir užtikrintų šių procedūrų įrodomąją (teisinę) galią (Taisyklių 8 p.).

Keli adresatai
Jei nurodomi keli adresatai, jie išdėstomi vienas po kitu ir skiriami kableliais arba (kaip ir anksčiau) atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu (Taisyklių 17.1 p.).

Adresatų sąrašas
Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresatai išdėstomi įstaigoje liekančio dokumento egzemplioriaus paskutinio lapo antroje pusėje arba adresatų sąrašas įforminamas atskirai. Jei adresatų sąrašas įforminamas atskirai, jo pavadinime nurodomas siunčiamo dokumento sudarytojas, data ir registracijos numeris (Taisyklių 101 p.).

Pridedami dokumentai
Jei pridedamas dokumentas įrašytas kompiuterinėje laikmenoje (kompaktiniame diske ar kt.), nurodomas kiekvienos rinkmenos pavadinimas, formatas, laikmenos rūšis ir kiekis, pvz.:
PRIDEDAMA. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių projektas.doc, 1 kompaktinis diskas (CD-RW).
Jei prie siunčiamo atspausdinto įstaigos dokumento pridedami dokumentai, kurie siunčiami tik elektroniniu paštu, atspausdintame dokumente nurodomi siunčiamų rinkmenų pavadinimai ir formatas, pvz.: …….. Ataskaitos forma (ataskaita.doc) bus išsiųsta elektroniniu paštu (Taisyklių 88.9, 89 punktai).

Lapų numeravimas
Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis. Pagal Taisyklių 95 punktą Dokumento lapai gali būti numeruojami nurodant lapo numerį ir bendrą dokumento lapų skaičių, pvz.: 1-5 (1 – lapo numeris, 5 – bendras dokumento lapų skaičius).
Kiekvieno priedo lapai numeruojami atskirai (Taisyklių 87 p.).

Dokumentų pasirašymas
Dokumentų pasirašymo tvarka nustatyta Taisyklių IX skyriuje.
Jei dokumentas, išskyrus elektroninius dokumentus, siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, pasirašyti teikiamame dokumente šalia rengėjo vizos nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas (Taisyklių 102 p.).